ビジネスの場で日常当たり前のように行われるのが「名刺交換」です。
その交換した名刺は次第に溜まってしまい、専用カードケースに「あいうえお順」に入れておくだけになっていませんか？
それでは、必要になったとき「ある名刺はどこに整理したかな？」と、余計な探す手間が増えてしまいます。
そこで利用すると便利なのがクラウドサービスの「名刺管理ツール」です。
名刺管理ツールを簡単に説明すると「紙の名刺をデータ化して共有できるツール」になります。
ということで今回は、クラウドサービスの名刺管理ツールを利用するメリットと特に使いやすくて便利な名刺管理ツールを厳選して3つご紹介します。
１.クラウドサービス「名刺管理ツール」を利用するメリット
ビジネスの場で初めて面会する人と必ず行うのが名刺交換です。
ビジネスマンなら常識ですよね、
その交換した名刺は基本的に個人で管理しますが、名刺の数が多くなれば整理する手間がかかるうえに、連絡したいときに目的の名刺が見つからないなど業務効率が悪くなってしまいます。また、余程のことがない限りほかの社員が目にする機会はほとんどないため、特定の社員だけの情報として埋もれてしまいます。
そこで、利用したいのがクラウドサービスの「名刺管理ツール」です。
名刺管理ツールを利用することで、名刺をデータベース化して管理できるようになるほか、共有情報として営業活動などに活用できるようになります。
名刺管理ツールは、まず名刺をスキャナーで読み込んだりスマートフォンで撮影したりして名刺をデータ化。そのデータを名刺管理ツールがOCR機能（光学式文字読取り機能）で読み込んでデータベース化するというのが基本的な仕組みになります。
また、人の手でデータベース化するサービスを行っているツールもあります。
名刺管理ツールを利用するメリット！名刺情報を共有できる
企業によって紙の名刺を集約して誰でも閲覧できるようにしているケースはありますが、それでも目的の名刺を探し出すのは一手間必要になりますよね。
そこで名刺管理ツールを利用して個々が交換した名刺をデータベース化することで容易に目的の名刺情報を探すことができ、今まで埋もれていた名刺が有効に活用できるのです。名刺をデータベース化して共有できるようになるので、特に営業部門の活動が効率的に行えるようになります。
２.おすすめクラウドサービス「名刺管理ツール」厳選３選！
名刺管理ツールと一言でいっても今では数多くのツールが提供され、どのツールを利用すればいいのか分からなくなってしまいます。そこで、初めて名刺管理ツールを利用するという会社でも安心して利用できるおすすめのツールを厳選して3つご紹介します。
おすすめ➀ 「Sansan」人脈管理が管理できる業界シェアNO.1ツール
（出典：Sansna（サンサン））
SansanはテレビCMでお馴染みですよね。
5年連続国内シェアNO.1を誇る業界NO.1の法人向けクラウド型の名刺管理ツールです。
独自の「AI名刺管理」が採用され、AI＋手入力で名刺を正確にデータ化してくれます、その精度は100％とのこと。
高度なAI技術により、会社や個人単位で名刺情報が管理できるほか、昇進や人事異動などの情報も自動的に集約してくれます。
また、人と人の繋がりを可視化できる人脈情報の管理もできるので、営業活動の効率を格段に向上してくれます。
料金プランは、「Standard」と「Digital Transformation」の2種類が用意され、見積もり依頼をホームページ上から送信することで最適なプランを提案してもらえます。見積もり依頼をしないと正確な金額が把握できないので、まずはホームページを確認して見積もり依頼をしましょう。
おすすめ➁ 「Eight」名刺管理の正確性が高い
（出典：Eight（エイト））
エイトは➀で紹介したSansanが提供するクラウド型名刺管理ツールです。
サンサンが提供するサービスになるためエイトでも「AI名刺管理」が採用され、高性能OCR（光学式文字読取り機能）と人による手入力によって正確に名刺をデータ化できます。
データ化された名刺は探しやすいようにリスト化されるほか、ラベル分類でグルーピングも可能なのでより検索しやすくなります。エイトは無料でほとんどの機能は利用できますが法人向けに有料版の「Eightプレミアム」も用意され、利用することでスマホとの連携や名刺データのダウンロードも可能になります。
Eightプレミアムの利用料金に関しては、サンサンと同じように見積もり依頼が必要になります。
おすすめ➂ 「HotProfile」営業効率と売上を高めたい会社向け
ホットプロファイルの特徴は「名刺管理」、「営業支援（SFA）」、「マーケティング」の3つを業務プロセスが連動するシステムが使えることです。売上を上げるために必要な機能が連携できるので、複雑な操作を行う必要がなくなり、面倒な入力作業を自動化、優良見込み客の自動発掘（マーケティングオートメーション）までが包括的に行ってくれます。
また、ホットプロファイルはすべてオペレーターによる手入力で名刺をデータ化していきます。
データ化したい名刺をスキャンまたはスマホで撮影して送信することでオペレーターが目視で会社名や氏名、メールアドレスなどを正確に入力します。
利用料金は初期費用0円で、以下の2通りのプラン内容から選択できます。
【名刺管理】基本パック：1ユーザー 3,000円／月
【名刺管理＋営業支援】SFAパック：1ユーザー 5,000円／月
３.まとめ
名刺管理もクラウドサービスを利用する時代です。
ひと昔前は名刺フォルダーを購入して整理したいたものですが、名刺管理ツールを利用すれば紙の名刺がデータベース化されすべての社員で共有することもできます。
今回は初めて名刺管理ツールを利用するという会社におすすめのツ－ルを3つご紹介しましたが、名実ともにおすすめの名刺管理ツールばかりです。どの名刺管理ツールがいいのか迷っているなら、ご紹介した３社を選べばまず間違いはないでしょう。
