「バックオフィス」という言葉は知っていますか？
初めて見る方もいると思いますが、営業など直接顧客と対峙する職員を支援する部門が「バックオフィス」になります。
そのバックオフィスで代表的な総務や人事、経理、管理などの部署が行う業務が「バックオフィス業務」になります。営業は売上に直結する重要な仕事ですが、バックオフィス業務は会社を維持していくうえで必要不可欠といえます。
しかし、経験した方は分かると思いますが、仕事量が多いとともに内容も煩雑なので思っているよりも大変ですよね。
そこで、煩雑なバックオフィス業務で活用してもらいたいのが「クラウドサービス」です。
今ではバックオフィス業務で利用できる色々なクラウドサービスが提供され、利用することで格段に業務効率を上げることができます。そこで今回は、バックオフィス業務の簡単な説明と、特に煩雑で面倒な3つの業務におすすめのクラウドサービスをそれぞれ紹介しいきます。
１.バックオフィス業務とは？事務的な業務全般を指す
「バックオフィス」という言葉を初めて見る方もいると思いますが、先程も説明した通り「直接顧客と対峙することがない部門」を指します。
一般的な職場では「総務」、「人事」、「経理」、「管理」などの部門がバックオフィスなのです。逆に、営業や技術などの直接顧客と対峙する部門は「フロントオフィス」と呼ばれています。
そこで、総務や人事、経理が行う業務全般が「バックオフィス業務」になり、主に以下のように業務が該当します。
【主なバックオフィス業務】
- 総務・人事：倦怠管理、人材管理、採用管理など
- 経理：会計処理、請求書処理、決済処理、給与計算など
オフィスによって違いはありますが、職場内で行う事務業務全般がバックオフィス業務と考えておいて問題ないでしょう。
２.煩雑な3つのバックオフィス業務におすすめのクラウドサービス紹介
バックオフィス業務は基本的な煩雑で面倒なものですが、特に煩雑な以下の3つの業務で利用できるクラウドサービスをそれぞれ厳選してご紹介していきます。
- 倦怠管理
- 会計処理
- 給与計算
倦怠管理でおすすめのクラウドサービス「ジョブカン勤怠管理」
（出典：ジョブカン勤怠管理）
画像にもある通り、導入実績3万社におよびクラウド型倦怠管理システムです。
一般的にタイムカードだけでなく、IC打刻、指静脈認証打刻、LINE打刻など職場のニーズに合わせて、リアルタイムで勤務状況の確認が可能。その勤務状況は自動集計されデータとして出力できるほか分析もできるので工数削減にも繋がり、ダウンロードしたデータは各種ソフトと連携することができます。
その他にも、社員の休暇申請や承認フローがシンプルなので、煩雑な休暇管理も容易に行えるようになります。
気になる利用料金は、30日間の無料で「出勤管理」、「シフト管理」、「休暇・申請管理」、「工数管理」の4つの機能が利用可能。30日以降は有料プランとして利用する機能の数によって月額料金を支払うようになります。
【有料プラン】
・機能1つ利用：200円／月
・機能2つ利用：300円／月
・機能3つ利用：400円／月
・機能4つ利用：500円／月
以上のように、すべての機能を利用しても500円／月で利用できるので、オフィスの総務の方は導入を検討してみてはいかがですか。
会計処理でおすすめのクラウドサービス「freee（フリー）」
（出典：freee）
数あるクラウド会計ソフトの中でNO.1の人気を誇っているのが「freee（フリー）」です。
経理や簿記の経験がなくても、様々な会計処理を的確にサポートしてくれます。
複雑で難解な確定申告の書類もステップに沿って作成できるので初めての方でも作成できるほか、青色申告・白色申告のどちらの申告書類の作成にも対応しています。また、医療費控除、国民年金および国民年金基金、生命保険・地震保険の控除、配偶者控除に加え、セルフメディケーション制度での購入医薬品の控除などにも対応しているのです。
分からないときはチャットサービスが利用できるので、ソフトを利用するのが不安という方も安心して利用できます。
料金プランは利用ニーズ合わせて以下の3つのプランから選択できます。
【料金プラン（税別）】
・スタータープラン：980円／月
必要最低限の機能を利用し確定申告を済ませたいオフィス向け
・スタンダードプラン：1,980円／月
日々の経理の効率化から確定申告までを一括で行いたいオフィス向け
・プレミアム：39,800円／年
確定申告に関する不安についてトータルサポートを受けたいオフィス向け
以上のように、スタンダードプランは約2,000円で利用できるので、会計処理の業務効率を向上したいオフィスでは導入して絶対に損のないソフトです。
給与計算でおすすめのクラウドサービス「Money Forwardクラウド給与」
（出典：Money Forwardクラウド給与）
簡単な操作を行うだけで、何かと面倒な給与計算を自動でしてくれる給与計算ソフトです。
給与計算だけでなく、賞与計算、所得税計算、社会保険料計算、雇用保険料計算、年末調整計算といった給与に関係する計算をすべてクラウド上で行ってくれるのです。
給与計算では、初心者の方でも迷わず給与計算ができるように、最低限設定が必要な項目を事業所設定で5項目、従業員設定で5項目の計10項目に限定。さらに、初心者向けのチュートリアル機能を搭載されているので、パソコン操作が苦手な方でも安心して利用できます。
利用料金に関しては、従業員数に応じて料金プランが異なるため、ホームページの料金ページに必要事項を入力して見積もりを依頼する必要があります。
３.まとめ
バックオフィス業務は総務や人事、経理で行う業務全般を指し、いずれの業務も思っているよりも大変ですよね。
そこで是非利用してほしいのがクラウドサービスです。
特に「倦怠管理」「会計処理」「給与計算」は煩雑で間違いが許されない業務なので、今回はご紹介クラウドサービスを利用することで担当者の負担を大幅に軽減できるようになります。以前はこのようなサービスがなかったので担当者の負担はかなりのものでした。
月額料金も比較的安く設定されているので、バックオフィス業務の効率化を図りたいオフィスは導入を検討してみてはいかがでしょうか。
