仕事に欠かせないビジネスフォンですが、従来のシステムでは担当者への取り次ぎに時間がかかったり、携帯電話をプライベート用と仕事用に分けないといけなかったりと無駄も多くありました。
当然のように使ってきたビジネスフォンもクラウドPBXを導入すればこれまでの概念がひっくり返るかもしれません。この記事ではクラウドPBXの特徴やメリットをご紹介します。
1.クラウドPBXとは
まずPBX（Private Branch eXchange）とはビジネスフォンの電話交換機のことです。PBXは内線通話や外線着信を制御して会社の代表番号で受けたり、転送したりとビジネスには欠かせない機器になっていました。
従来のPBXは電気工事をして各店舗や事務所に主装置（PBX)を設置する必要がありました。設置後もそれぞれ設定しなければいけないので導入には手間も費用もかかっていました。
クラウドPBXはインターネット環境があればどこからでも利用可能なので、各拠点に主装置（PBX)を設置する必要がなく電話配線工事も不要です。さらにスマホやパソコンをビジネスフォンと同じように利用することもできるようになります。クラウドPBXは導入が簡単で費用が抑えられる上に、従来のPBXに比べ様々なメリットがあります。
2.クラウドPBXのメリットと注意点
社内で従来のPBXを利用してきた方も多いと思いますが、これまでのPBXとクラウドPBXは具体的にどこが違うのでしょうか。機能や費用面など、気になるクラウドPBXと従来のPBXの違いを比較してしてみましょう。
スマホでも内線通話が可能
クラウドPBXはインターネット環境があればどこからでも利用が可能なうえ、社員のスマホを内線として使うこともできます。クラウドPBX専用のアプリをスマホにダウンロード、登録することでどこからでもサービスが利用できます。携帯の番号はそのままに内線を受けれるのでスマホを2台持ちにする必要がなくなります。
海外でも内線通話は無料
国内でも海外でもクラウドPBXの内線通話はすべて無料です。例えば海外出張が多くてもクラウドPBXを導入することで通信費をかなり削減できます。もちろん海外の拠点であってもインターネット環境があれば、簡単に日本国内と同じ電話環境を構築できます。
個人の携帯からでも代表番号で発信できる
普通は個人が使用するスマートフォン（携帯）から取引先に電話をした場合、相手側に自分の電話番号が表示されてしまいますが、クラウドPBXを利用すれば個人の使用するスマートフォン（携帯）からでも代表番号で発信することが可能になります。電話を受ける取引先は誰からの電話かわかりますし、電話をかける側も取引先に個人携帯の電話番号を教えてくない場合に役に立ちます。
細かい運用設定ができる
業務に合わせた細かい設定が出来るというメリットもあります。例えば、事務所に人がいなくても営業の電話をとれるように設定したり、営業担当者への取り次ぎをスムーズにすることもできます。さらに特定の番号からの電話をブロックしたり、内容によってアナウンスを変更することも自由に設定できます。
導入が簡単でコスト削減になる
クラウドPBXは店舗やオフィスにビジネスフォンや主装置（PBX)を置く必要がないため導入がとても簡単です。経営状況の変化に合わせて回線の数を増やしたり減らしたりしたい場合でも、ブラウザから簡単に設定を変更できるので、設置工事や回線追加工事等の費用がかかりません。
セキュリティやシステム管理はすべてサービスを提供している事業者が行ってくれますし、劣化による機器の交換も必要ありません。そのため従来のPBXに比べてコストの削減が期待できます。
パソコンだけで管理できて簡単
店舗やオフィスが複数ある場合、従来のPBXは各拠点に主装置（PBX)を設置しそれぞれを設定しなければいけませんでした。クラウドPBXなら設置は不要な上に設定はすべてネット上で行えるので離れた場所にある店舗やオフィスでもメンテナンスや管理もとても簡単になります。
電話番号が変わらない
これまでは移転などにより場所が変わると電話番号も変わっていましたが、クラウドPBXなら場所に関係なく同じ番号を使うことができるので、ホームページや広告、名刺の番号を書き換えるなどのコストがかかりません。
災害に強い
従来のPBXは災害等の原因で機械が壊れてしまった場合、修理するまですべての機能が使えなくなっていましたが、クラウドPBXなら災害時でもインターネットにさえ接続できれば通常通りの使用が可能です。
クラウドPBXの注意点
クラウドPBXの様々なメリットを紹介してきましたが、注意しなければいけない点もあります。クラウドPBXはインターネットを介して利用するサービスなので、インターネットの接続環境が悪いと音声が途切れたり音質が著しく悪くなることがあります。当然、インターネット環境がなければ利用することはできません。スマートフォン（携帯）から利用する場合などはインターネットの接続状況をよく確認しましょう。
3.まとめ
クラウドPBXは各拠点に主装置（PBX)を設置する必要がなく電話配線工事等も不要なため、導入がとても簡単です。インターネットを介して利用できるサービスなのでどこにいてもスマホやパソコンをビジネスフォンと同じように利用できるのも特徴です。
インターネットに接続できる環境が必要ですが、従来のPBXに比べ設定や管理も楽なのでクラウドPBXの機能を上手に活用することで、コスト削減や品質向上などの効果が期待できます。
